Zarządzanie ludźmi - jak robić to lepiej?

Powyżej link do filmu, który jest na YouTube.
Poniżej zaś, transkrypcja.

Jak zarządzać ludźmi aby byli bardziej efektywni?

Czy wiecie, że czasami szukamy przyczyny problemu zupełnie gdzie indziej niż ona naprawdę występuje?

Dlatego Nie możemy znaleźć skutecznych rozwiązań działań, które podejmujemy.

Czasami wydaje nam się, że przyczyny problemu są „X” zajmujemy się właśnie nimi, a okazuje się, że przyczyny są „Y”, czyli zupełnie czymś innym.

Niedawno na doradztwie biznesowym rozmawiam z osobą, która mówi do mnie „Koniecznie potrzebuję doradztwa biznesowego, aby jakoś tę firmę rozwinąć”.

Co Pani przeszkadza najbardziej?

„Bardzo chcę tak umieć zarządzić ludźmi, aby efektywność ich była dużo większa”.

To może zaczniemy od delegowania? – pytam.

„Nie, nie, nie, z delegowaniem radzę sobie świetnie, absolutnie tu nic nie trzeba zmieniać”.

Słysząc co pani powiedziała na początku i słysząc tę odpowiedź, widzę tu jakiś dysonans, „chcę umieć tak zarządzać ludźmi, aby zwiększyć ich efektywność” - jeśli pani umie delegować to w czym problem - zastanawiam się?

Wiecie już doskonale, bo dwa filmy na ten temat nagrałam:

Delegujesz czy rozkazujesz?

Czy często musisz przypominać?

obrazujące sytuację, gdy ktoś absolutnie Nie radzi sobie z delegowaniem a twierdzi, że robi to świetnie - ale przecież Nie będę zadawać kłamu pani menedżer, prezes, która wie co robi, wie co mówi - zatem słucham.

Jeśli delegować Pani umie, to w czym kłopot?

„No właśnie w tym, że Nie umiem tymi ludźmi zarządzić, aby bardziej efektywnie pracowali”.

Ale czym to się przejawia?

„No tym, że mam za dużo pracy, że ciągle coś ode mnie chcą” - przypomnę, pani twierdzi, że świetnie deleguje.

Ale to chcą tylko od Pani pani bezpośredni podwładni, czy różne osoby też z innych działów?

"Wszyscy do mnie ciągle po coś przychodzą".

Jak to „coś” wygląda? – dopytuję.

„Pytają:

1. jak zaopiniować umowę

2. jak przygotować kontrakt

3. jak odpowiedzieć kontrahentowi

4. jak zareagować tu i tu

5. jak ustosunkować się do takiej i takiej informacji

6. jak zaopiniować coś 

7. a jak zaproponować coś innego w sytuacji z innym kontrahentem, czy z najemcą, czy z podwykonawcą, czy z działem produkcji, czy z importu, czy z eksportu.

Ciągle o coś mnie pytają, na przykład:

I. jak się zachować

II. jak zareagować

III. co napisać

IV. jak powiedzieć

To są głównie cztery rzeczy po które się do mnie zwracają”.

Ja tak sobie myślę jeszcze nic nie mówiąc, jeśli te osoby zwracają się do pani w różnych zakresach, to czemu do pani, a Nie do pani podwładnych. Jeśli pani umie świetnie delegować, to to wszystko powinno być zdelegowane na szczebel niższy.

Przyznacie, że mam rację?

Po nitce do kłębka okazało się, że rzeczywiście są dwa problemy.

Jeden - z delegowaniem Nie jest aż tak dobrze, jak pani myślała,

ale jest jeszcze drugi - okazuje się, a w zasadzie potem wyszedł jeszcze trzeci, ale najpierw powiem o drugim. Okazało się, że zadania są bardzo źle rozdzielone na zespół. Są pracownicy w tej firmie bezpośrednio podlegający pani prezes, którzy są bardzo dociążeni i są pracownicy, którzy mają bardzo dużo czasu na różne zadania.

Mało tego - nie bardzo dobrze przyporządkowane są zakresy obowiązków pod kompetencje pracowników i dlatego właśnie różne osoby z różnych działów, jak też pracownicy pani prezes zwracają się bezpośrednio do niej, zamiast do kolegów ze swojego działu.

I dlatego, że zakresy obowiązków są źle przyporządkowane, i zasoby, czyli osoby są mocno przeciążone, a te, które są niedociążone mają dużo czasu, ale Nie za dużo kompetencji, dlatego też pani prezes jest ciągle dociążana.

1. zatem umiejętność delegowania z jej strony – to jest jedno

2. dobre rozdzielenie zadań, obowiązków – to jest drugie, tam kulał

3. trzecia rzecz - nieodpowiednio rozpisane procedury i procesy skutkowały maksymalnym dociążeniem tej pani

Jeśli zakresy obowiązków dobrze byłyby przydzielone poszczególnym członkom zespołu, osoby z innych departamentów/działów, nie musiałyby bezpośrednio do pani prezes się zwracać, tylko zwracałyby się do szczebla niższego, jej bezpośrednich podwładnych, którzy odpowiednią wiedzę by mieli.

Zatem moi drodzy, co można będzie zrobić w przyszłości, jeśli będziecie mieć w głowie taką samą nieefektywność u siebie w firmie, na którą będziecie szukali rozwiązania krzycząc: „Ja muszę umieć lepiej zarządzać zespołem, aby ich efektywność była dużo większa”?

Wówczas pomyślcie o kilku rzeczach: 

1. czy pracownicy są odpowiednio dociążeni tak, aby mieli normalną pracę w ciągu 8 h do wykonania, nie za dużo i zdecydowanie nie za mało

2. aby zakresy obowiązków były dobrze przydzielone poszczególnym osobom z uwzględnieniem ich

a. doświadczenia

b. kompetencji

c. predyspozycji

d. motywacji

3. sprawdźcie, czy odpowiednio działają procedury i procesy w firmie. Jeśli nie, wszystko stoi na głowie, jest po prostu zapętlenie absolutne, kwadratura koła.

Co można zatem zrobić?

Odpowiednio opracować procedury i procesy i po opracowaniu ich, Nie tylko poinformować wszystkich bezpośrednich podwładnych pani prezes, wszystkich członków zespołu, ale też wszystkich w firmie.

Dlatego, że jeśli po coś zwracają się do osoby „X”, to w procedurach i procesach to może być rozpisane, że za to odpowiada już osoba „Y”.

Zatem wszelkie modyfikacje jakie zrobicie, a dotyczą procesów, procedur, informacji, które powinny być dostępne wszystkim pracownikom firmy – przekażcie im, podzielcie się z nimi, wówczas zapoznają się z tymi informacjami i będą zwracać się w sprawie różnych pytań i potrzeb, do różnych członków zespołu, a nie tylko do jej szefa.

Jeśli chociaż jedno zdanie spodobało Ci się, daj łapkę w górę

Subskrybuj mój kanał, będzie mi bardzo miło spotykać się z Tobą regularnie.

W chwili obecnej co poniedziałek o 20.00 mamy premierę, jak to ulegnie zmianie, to napiszę na swoim profilu.

Napisz, jakie wątki chciałbyś/chciałabyś, abyśmy rozwinęli na łamach mojego kanału na YouTube. Niedługo wprowadzam live’y – bezpośrednie spotkania na żywo z Wami, wówczas będę mogła również i te tematy przywołać. A więcej ciekawych informacji na mojej stronie marlenaskiba.com.pl w zakładce /blog, a na mojej stronie marlenaskiba.com.pl/terminarz będziecie mogli skorzystać z kursów zarejestrowanych. Gdzie je znaleźć? marlenaskiba.com.pl/terminarz, zakładka „kursy zarejestrowane”.

Zaobserwuj mój profil na Instagramie, tam niemal codziennie umieszczam jakieś inspirujące porady.

Masz jakiekolwiek pytania?