Gdy Twój szef zostaje Twoim podwładnym

Powyżej link do filmu, który jest na YouTube.

Poniżej zaś, transkrypcja.

A teraz kolejne pytanie numer 4. Jedna z osób napisała:

„Jestem starej daty, Nie lubię rozmów online nawet z wykorzystaniem kamery, czy jest jakakolwiek szansa porozmawiania z panią na żywo, czyli podczas normalnego spotkania?”.

Tak, jest, zazwyczaj w Warszawie na Mokotowie, proszę wysłać numer telefonu również zadzwonię, porozmawiamy. Czasami jestem w innych częściach Polski, bo trochę podróżuję, ale najczęściej można to zrobić w Warszawie, proszę o kontakt.

Kolejne pytanie jest bardzo długie i bardzo ważne, osoba napisała:

„Pytanie dotyczy sytuacji, w której młody pracownik biurowy zostaje po kilku latach doświadczenia i ponadprzeciętnym zaangażowaniu kierownikiem zespołu a jego były kierownik z bardzo dużym stażem staje się pracownikiem jego zespołu, nastąpiła zmiana miejsc. Jak odnaleźć się w tej sytuacji, jakie relacje powinny mieć miejsce między takimi osobami, wiadomo że osoba taka nie może pogodzić się z sytuacją. Jak stać się ważnym u pozostałych pracowników, jak zyskać uznanie i stać się przywódcą, skoro było się jeszcze przed chwilą z nimi po tej samej stronie. Bardzo proszę o poruszenie takich tematów.”

Bardzo dziękuję osobie, która to napisała za to, że napisała „proszę o poruszanie takich tematów”, bo zauważcie moi mili, w tym pytaniu mamy bardzo wiele pytań. Rzecz nadrzędna jest taka, że sytuacja taka nie powinna mieć miejsca, szef firmy powinien Nie dopuścić do sytuacji, że dotychczasowy szef zostaje podwładnym ze względu na to, że to jest bardzo trudne dla wszystkich i niezdrowe.

Odpowiadam zatem na część informacji, na część pytań, aby była to odpowiedź na jedno pytanie, a nie od razu na kilkanaście.

Co zrobić aby wychodząc z zespołu jako kolega nagle być przełożonym?

Realizować swoje obowiązki kompetentnie, profesjonalnie, Nie wywyższać tych, których bardziej lubisz, nie poniżać nikogo. Napisane tutaj jest, że dzięki „ponadprzeciętnemu zaangażowaniu awansowałeś/aś”.

W związku z tym pozostań nadal ponadprzeciętnie zaangażowanym, tylko zwróć uwagę na to, czy masz predyspozycje, kompetencje aby być kierownikiem, czyli przewodzić innym, zarządzać nimi. Jeśli czujesz, że kompetencje masz za małe, poproś natychmiast o szkolenia.
 

Skorzystaj ze szkoleń, warsztatów, mentoringu - aby nauczyć się zarządzać ludźmi. Zakładam, że w swoim obszarze masz kompetencje świetne, tak jak piszesz jesteś ponadprzeciętnie zaangażowany/a, to jeśli masz potrzebę wzbogacić swoją wiedzę, doświadczenie, w nauczenie się:

1. Jak rozmawiać z ludźmi,
2. Jak delegować,
3. Jak rozliczać - jak najszybciej z takich szkoleń skorzystaj.

Niezwykle przyda Ci się to w tej pracy.

Natomiast już dzisiaj, nie czekając na szkolenia bardzo klarownie przydzielaj, rozdzielaj zadania i rozliczaj. Delegowanie jest bardzo ważne, niech to będzie delegowanie zakresów obowiązków a nie rozkazy ani polecenia.

Sam, sama nie jesteś w stanie realizować wszystkich zadań, potrzebujesz więc rozdzielać je na zespół, zweryfikuj czy dotychczas przydzielone zakresy obowiązków są dobrze rozdzielone na poszczególne osoby w twoim zespole z uwzględnieniem ich nadmiaru lub niedoboru obowiązków i kompetencji.

Zacznij od kompetencji, zaobserwuj, sprawdź, zweryfikuj, czy te osoby które dotychczas realizowały zadania „X” powinny je realizować i czy ilość zadań, która na danej osobie spoczywa jest wystarczająca, czy nie jest za dużo, nie za mało. Nie bierz na siebie za dużo, nie mów „ja bym”, „moim zdaniem”.

Jeśli miałeś zakresy obowiązków „X” potrzebujesz ich mieć mniej, gdyż czas który miałeś/miałaś na pracę teraz będziesz jeszcze musiał poświęcić na zarządzanie, delegowanie, rozliczanie, w związku z tym przygotuj się, abyś w tej dobie roboczej czyli 8 h dziennie zmieścił i zadania które miałeś/miałaś i zarządzanie ludźmi.

Bardzo ważne abyś czas na pracę z ludźmi znalazł. Opracowujesz plan pracy dla zespołu, rozdzielasz zadania, współpracując z nimi a Nie rozkazując.

Rozmawiasz z nimi o tym co będziecie robili w przyszłym tygodniu, kto co ma do zrobienia tylko i wyłącznie dlatego abyś rozumiał/rozumiała jakie skutki tych zadań będą, co możesz przewidzieć, co jest tym czymś z czego będziesz mógł rozliczyć się przed swoim przełożonym czy przełożoną.

Naucz się rozdzielać zadania i umieć przyjmować skutki tych zadań, czyli wykonaną pracę, czyli omawiasz czas przyszły np. tydzień i po tym tygodniu też czas miniony, co się wydarzyło dobrego, dlaczego właśnie to? Skoncentruj się na tym, abyś był bardzo merytoryczny/merytoryczna.

Argument Nie emocje. Nagrałam jeden z filmów który dotyka tematyki „Dylematy młodego menadżera”, podkreślami w nim mocno rekoendację: graj argumentem.

Jeśli będziesz grał/grała argumentem, kompetencją, będziesz mógł/mogła cały czas grać pierwsze skrzypce współpracując z zespołem, słuchając ich. Jeśli nie zgadzasz się z ich zdaniem, postępowaniem - dopytaj dlaczego właśnie takie mają propozycje, dodrąż się dlaczego chcą zrobić to a nie coś innego.

Może ich pomysły są dużo lepsze niż Twoje, może rzeczywiście lepiej, fajniej myślą niż zakładałeś/zakładałaś, daj sobie szansę poznać swoich ludzi, bez poznania zespołu trudno będzie ci nim dobrze zarządzać.

Czyli pamiętaj: Nie rozkazy, nie fochy tylko:

1. Argument,
2. Uzasadnienie,
3. Rozmowa,
4. Dialog,
5. Otwartość.

Nie spoufalanie się, niekoniecznie nadmierna szczerość czyli tłumaczenie się - dlaczego chcesz zrobić tak a nie inaczej, ale uczciwość, uzasadnienie.

Byłego szefa traktuj tak jak kolegów, czyli rozdzielasz zadania i przyjmujesz wyniki tych zadań. Odpowiadasz za zespół więc potrzebujesz wiedzieć co się wydarzy i kiedy. Ktoś mógłby powiedzieć „czemu mnie przepytujesz?, czemu się czepiasz?”,  nie czepiam się i nie przepytuję, potrzebuję zrozumieć kiedy dane zadania wykonasz i omówić ich wyniki.

Może potrzebujesz też omówić, jak planuje ktoś te zadania wykonać, jeśli masz kompetencje aby to zrobić.

Najfajniej będzie Tobie przyjąć metodykę rozdzielania zadań dosyć transparentną, czyli określacie bardzo konkretnie

1. co ma być zrobione
2. i przez kogo wykonane

Bo to że twój pracownik - czy jest to kolega dotychczasowy czy były przełożony - odpowiada za realizację zadań, nie zawsze on musi te zadania wykonywać, może to wykonywać podwykonawca lub kolega z innego działu. Może być to wielu kolegów z innego działu, bo przecież czasami zadania są bardzo skomplikowane i robią je więcej niż jedna, dwie osoby, więc potrzebujesz rozumieć kto to wykona i ustal, porozmawiaj z ludźmi, co ma być skutkiem tej pracy, żeby nie było między wami nieporozumień, czyli podsumuj, skonkluduj, za chwilę podam tutaj linki kilku filmów, które mówią i o tym:

1. Jak rozmawiać z pracownikiem i
2. Jak unikać nieporozumień.

Chcesz więcej informacji? Napisz, z przyjemnością udzielę Ci porad, mam nadzieję że to co mówię będzie przydatne. Temat o który pytasz, jest bardzo, bardzo szeroki, jak sam zauważyłeś/aś w jednym pytaniu zawiera się ich kilka, kilkanaście.

Podsumowując:

1. Merytoryka
2. Kompetencja, następnie
3. Argument uzasadniający
4. Współpraca, czyli nie rozkazujemy tylko współpracujemy
5. Nie musisz być aż tak spionizowany, aby być kompetentnym, ale też
6. Za bardzo się nie spoufalaj

A co Tobie sprawia trudność w pracy?