Jak zwiększyć efektywność firmy?
Poniżej zaś udostępniam transkrypcję tego odcinka, ale poprzedzoną dość długim wstępem 😊.
Ty też możesz być świetnym szefem/szefową. Skutecznym Menedżerem, Liderem, Kierownikiem.
Wystarczy, że zadasz sobie kilka pytań, na które odpowiesz po wnikliwym ich przemyśleniu:
Powyższe pytania przytaczam specjalnie, abyście przed lekturą transkrypcji filmu "Gdy Sekretarka rządzi - co zrobić?" pobudzili swój umył do myślenia. Wówczas zupełnie inaczej odbierzecie treść poniższego artykułu i fabułę filmu, który - co mocno podkreślam - prezentuje fakty.
Film, który dla Was nagrałam przedstawia prawdziwą sytuację, która miała miejsce w jednej z firm. A tego typu zdarzeń na codzień są tysiące. Często mówi się że „ryba psuje się od głowy”. Tak też personel w firmie pozwala sobie na tak dużo, na jak dużo dostaje przyzwolenie od szefostwa.
Krnąbrna, nieuprzejma osoba na recepcji – to nie jest przejaw złego humoru danej osoby, tylko zgoda na taką atmosferę pracy w firmie przez jej przełożonych.
Roszczeniowi pracownicy – to nie rozwydrzeni młodzi ludzie – tylko zgoda na taką postawę przełożonych tych młodych ludzi. Może nie prezesa, może nie całej firmy, ale ich szefa na pewno.
Nasze zachowanie, traktowanie innych ludzi wpływa niewątpliwie na opinię, jaką sobie sami wypracowujemy, ale też na opinię o firmie, którą budujemy swoją postawą. Dlatego ważne jest abyśmy mieli tego świadomość, że to nie jacyś oni, tylko my sami na tak wiele mamy wpływ. Kiedyś usłyszałam takie piękne zdanie "Nie można pozwolić aby ogon rządził psem", to prawda, nie moża.
A teraz przed Wami pełna transkrypcja filmu
Wprowadzenie:
W dzisiejszych czasach zarówno recepcjoniści, asystenci jak i sekretarki/sekretarze podejmują decyzje, ważkie decyzje biznesowe. Kogo przepuścić, kogo nie. Jak zaanonsować, co opowiedzieć. Czy to jest w gestii tych stanowisk? Czemu sobie na to pozwalają? Samowola? Nie sądzę.
Pani Żaneta Borkowska Dyrektor Zarządzająca innowacyjnej firmy badawczej wpadła na genialny pomysł, postanowiła wprowadzić bardzo dobry produkt na rynek, ale potrzebowała do tego partnera, jakąś firmę, z którą razem będą mogli to przedsięwzięcie zrealizować. Wybrała sobie do współpracy jedną z wiodących marek na rynku i skontaktowała się z Panią Prezes tej firmy.
Dzwoni i mówi <<Poproszę o połączenie z Panią Anną Jabłczyńską<<.
„A czy była Pani umówiona?” – pyta sekretarka, lub asystentka.
- Nie, nie byłam, ale dzwonię aby się umówić
„Wie Pani, u nas są takie zasady, że trzeba się zapowiedzieć”.
- Czy możemy zatem potraktować ten telefon jako zapowiedź? Respektuję zasady panujące w Państwa firmie w związku z tym proszę powiedzieć, na kiedy może Pani zapowiedzieć moją rozmowę z Panią prezes?
„Nooo, wie Pani, ja wcale nie wiem, czy Pani prezes będzie chciała z Panią rozmawiać!”.
- Rozumiem, że Pani nie wie, ale dajmy szansę Pani prezes, niech ona sama tę decyzję podejmie
„A w jakiej sprawie Pani dzwoni?”.
- Z przyjemnością opisałabym Pani całą sytuację, ale potrzebuję na to co najmniej godzinę, pozwoli Pani, że skrócę swoją wypowiedź – i w kilkunastu słowach opowiedziała, czego zamysł jej dotyczy.
Pani sekretarka lub asystentka była bardzo zaciekawiona tematem i pogłębiała, pogłębiała, pogłębiała rozmowę zadając bardzo wiele pytań. Po kilkunastu minutach rozmowy Pani Dyrektor pyta
- Kiedy zatem mogę do Pani zadzwonić? Czy Pani do mnie zadzwoni? Proszę powiedzieć, jakie są Pani oczekiwania?
„No wie Pani, niech spróbuje Pani zadzwonić jutro.”
Pani Żaneta mówi
- Dobrze, zadzwonię jutro, a w jakich godzinach najlepiej?
„No w takich i takich”.
Pani Żaneta dzwoni następnego dnia w umówionych godzinach, nikt nie odbiera telefonu. Dzwoni po godzinie, odbiera pani asystentka czy sekretarka i przypomina Pani Żaneta swoją osobę i sytuację wczorajszej konwersacji. Na co słyszy głos w słuchawce „Nie miałam możliwości porozmawiać z szefową, ponieważ była bardzo zajęta”.
I cisza.
Pani Żaneta mówi:
- Co w związku z tym? Kiedy będzie Pani miała szansę przedstawić moją osobę i temat, w jakim się do Pani Prezes zwracam?
„Proszę spróbować jutro po piętnastej”. Jutro po 15.00 Pani Żaneta dzwoni, niestety Pani asystentki nie ma, odbiera ktoś telefon i mówi „Pani asystentka będzie dopiero jutro, bo dzisiaj już wyszła z pracy”.
Pani Żaneta uzbroiła się w cierpliwość, dzwoni kolejnego dnia i radośnie Pani asystentka oznajmia „Pani Prezes nie będzie chciała z Panią rozmawiać, nie ma na to czasu. Osób takich jak Pani zwraca się do nas bardzo wiele.”
- A czy przedstawiła Pani temat, z jakim się chcę do pani prezes zwrócić?
„Napomknęłam”.
Moi Drodzy, w Pani Żanecie krew zawrzała.
Co to znaczy „Napomknęłam?”.
Co to znaczy „nadmieniłam?”. Krew w Pani Żanecie zawrzała dlatego, że gdyby sekretarka tudzież asystentka odbierając telefon tylko usłyszała imię i nazwisko, mogłaby „nadmienić”. Ale ciągnęła ją za język dopytując o detale tej konwersacji przyszłej, dopytując o wszelkie informacje, które sobie niby notowała po to, aby móc dogłębnie przedstawić pani prezes sytuację. Więc jeśli zbiera informacje, aby dogłębnie zapowiedzieć kontrahenta, partnera, interlokutora, a rzuca tylko krótkie słowo „napomknęłam”, to co taka Pani Dyrektor sobie może myśleć?
Czy naprawdę coś powiedziała pani prezes czy nic nie powiedziała a to jest zwykły „excuse”?
„No wie Pani, ale ja nie wiem, czy pani prezes będzie chciała z Panią rozmawiać. Tak wiele ludzi z różnymi sprawami się do niej zwraca!”. Moi drodzy, pani asystentka rządzi, pani sekretarka rządzi, to ona podejmuje decyzje z góry zakładając, że temat, z jakim zwraca się Pani Żaneta nie będzie ciekawy. Moi drodzy nie bądźmy tak krótkowzroczni.
W dzisiejszych czasach zarówno recepcjoniści, asystenci jak i sekretarki/sekretarze podejmują decyzje, ważkie decyzje biznesowe. Kogo przepuścić, kogo nie. Jak zaanonsować, co opowiedzieć. Czy to jest w gestii tych stanowisk? Czemu sobie na to pozwalają? Samowola?
Nie sądzę. Myślę, że jest z góry przyzwolenie przełożonych na to, aby byli niezwykle samodzielni. Powiedziałam „myślę”, więc się mogę mylić. Napiszcie w komentarzach jak jest w Waszych firmach, czy naprawdę decyzje dotyczące tego „kogo przepuszczę do szefowej a kogo nie”, podejmuje recepcja, sekretariat?
Rozumiem, że decydenci są mocno przepracowani, ale jeśli mówią „Nie ma mnie, nie ma mnie, nie ma mnie dla świata”, to zamykają się w kubiku tego co robią, nie są otwarci na nowości, na to co los niesie.
A są osoby, firmy, które ciągle coś wymyślają. Powstają nowe, lepsze, wyższe standardy, jeśli się o nich nie dowiemy, nie będziemy mogli z nich skorzystać. Zatem jeśli recepcja, sekretariat czy asystentura podejmuje ważkie decyzje o współpracy na bardzo wysokim poziomie, to strzela firmie w kolano. Bo te stanowiska nie mają tak wysokich kompetencji. Więc wyraz „nadmieniłam”, „napomknęłam” oznacza taki niezwykły skrót myślowy, że aż boli.
Pani Żaneta się zdenerwowała, żachnęła i pomyślała sobie
- O.K. więcej Wam nie dam szansy, ponieważ jeśli pozwalacie temu szczeblowi decyzyjnemu podejmować tak ważkie decyzje, to ja nie chcę z Wami współpracować, idę zatem do Waszej konkurencji. Bardzo chciałam Was, bo ceniłam tę markę, ale to mi pokazuje, że byłam w błędzie
Więc moi drodzy zastanówmy się każdorazowo, czy chcemy wszystkim powiedzieć „Idź sobie”, zanim posłuchamy co mają do powiedzenia, czy też – co rekomenduję – podejmijmy decyzję, czy chcemy z kimś rozmawiać, pogłębiać wiedzę, czy nawiązywać współpracę wtedy, kiedy usłyszymy – co mają nam do zaoferowania. Nie mówmy „wyślij maila”, nie mówimy „idź sobie”, opracujmy takie procedury i procesy, które pozwolą nam w krótkim czasie usłyszeć decydenta, usłyszeć tego kogoś, kto chce z nami rozmawiać.
Bo jak świat światem, dziś kupujemy - jutro sprzedajemy, a za chwilę będzie odwrotnie. Mamy potrzebę współpracować z innymi, nie bądźmy zatem tak bardzo zadufani w sobie, myśląc, że do nas świat należy.
Dzisiaj – tak! Pani asystentka rządzi, ale jutro jej pani prezes powie „kochana, weź załatw mi spotkanie z tym i z tym prezesem”, a może się okazać, że tam będą jeszcze gorsze procedury i pani asystentka nie będzie miała szansy swojej przełożonej umówić. Nie do wszystkich mamy telefony komórkowe, nie wszystkich znamy, ale z wieloma nawiązać współpracę chcemy. A ta pani prezes zapewne już dzisiaj ciśnie handlowców o jeszcze lepsze wyniki. Skąd one się wezmą? Ze współpracy z nowymi potencjalnymi klientami. A skąd te współprace się wezmą? Jeśli ktoś zechce ich wysłuchać. Dobrych decyzji Wam życzę, bo to co siejemy, to zbierzemy.
Zapraszam na mojego bloga 👉 Darmowa Baza Wiedzy stoi dla Ciebie otworem.
Ale jest też zakładka Sklep
Przeczytaj, wybierz sobie to co chcesz i komentuj filmy, które nagrywam, przekazując mi swoje opinie na temat wątku, który w danym odcinku poruszam.
Pilnujmy wyrazów, bo „Wyraz naprawdę ma znaczenie”, bądźmy wrażliwi na wypowiadane słowa, bo one naprawdę rysują naszą rzeczywistość i słuchajcie tego, co inni do Was mówią
„Napomknąłem, napomknęłam” to nie jest kwiecista opowieść. A czasami warto poświęcić trochę więcej czasu, aby „clue” przekazać, aby „zbriefować”. Gdyby ktoś powiedział „zbriefowałem”, to znaczy, że opowiedziałem najważniejsze, najistotniejsze rzeczy. „Napomknąłem, nadmieniłam” cóż to oznacza. Pilnujmy wyrazów, bo one tak naprawdę opisują naszą rzeczywistość i wpływają na kolejne kroki naszego działania.
Określajcie, kiedy oczekujecie jednego zdania a kiedy całej historii, pozwoli Wam to lepiej zarządzać obszarem, w którym pracujecie.
Po obejrzeniu całego odcinka filmu „Co zrobić, gdy sekretarka rządzi w firmie” mam nadzieję, że wzbudzi się w Was refleksja – jak to wygląda w Waszych firmach i że, o ile tylko możecie, wprowadzicie stosowne zmiany lub też tylko przypomnicie obowiązujące dobre zasady.
Bo uczciwość firmy, dobry image przedsiębiorstwa, reputację firmy budują wszyscy, od najniższego szczebla decyzyjnego począwszy na stanowisku prezesa skończywszy.
To od Ciebie, ode mnie, od każdego z nas zależy, jak będziemy budować swoją markę i markę firmy.
Nawet jeśli nie mamy czasu na wszystko – nie usprawiedliwia nas to od podejmowania złych decyzji.
Jesteś bardzo zagoniony/zagoniona? Zatrzymaj się na chwilę, odłóż na dłuższe później część spraw po to, aby te pilne i ważne zdążyć zrobić i wykonać je odpowiednio.
Dałeś decyzyjność i odpowiedzialność podwładnym? Świetnie. Ale przemyśl czy nie na wyrost?
Jeśli nie, to gratuluję, a jeśli tak, machnąłeś/aś tylko w biegu ręką – „to ty się tym zajmij”, nie wiedząc, czy ktoś ma pojęcie o tym zakresie, czy też nie – przesłuchaj ten film jeszcze raz i jeszcze raz i posłuchaj, jakie destrukcje mogą wyniknąć z sytuacji, w których niekompetentne osoby podejmują decyzje.
A jak sobie poradzić gdy natłok spraw obciąża Cię nadmiernie? I tylko dlatego pochopnie przekazywałeś/aś decyzyjność wielu osobom? Obejrzyj bezpłatny Film – Jak uwolnić się od zaległości.
A jeśli jeszcze będziesz czuć niedosyt kompetencyjny – Natychmiast skorzystaj z Kursu on-line, prawie 2 godziny wideo przekazu, konkretnych przykładów, cytatów i rekomendacji – pokazujących, jak uwolnić się z codziennego wykonywania niepotrzebnych obowiązków. Dlaczego niepotrzebnych? Bo nie Twoich 👉 Przeczytaj opis, obejrzyj próbki – i korzystaj 👌
I obserwuj mnie na Instagramie, będzie mi bardzo miło spotykać się z Tobą codziennie. Do zobaczenia, bądźmy w kontakcie.
Więcej przydatnych produktów znajdziesz na mojej stronie w zakładce sklep mogą pomóc Tobie w szybszym i łatwiejszym osiąganiu celów, a także w rozwoju Twojej firmy, lub firmy którą zarządzasz.
Jeśli masz jakiekolwiek pytanie, lub chcesz porozmawiać:
Wieloletni Strateg, Mentor, Ekspert w obszarze rozwoju biznesu, sprzedaży i marketingu, Specjalista w zarządzaniu przedsiębiorstwem i optymalizacji procesów, Mówca Inspirujący. Niestandardowe podejście, pozytywna energia, ponad 20-letnie doświadczenie w twardym biznesie sprawiły, że słowo "Niemożliwe” Nie figuruje w jej słowniku.
Kieruje się w życiu zasadą "Chcieć to Móc"
Bądź na bieżąco
Zapisz się na Bazę Wiedzy
10% rabatu - na kurs on-line "Jak sobie radzić w trudnych sytuacjach?" Zakładka - Sklep
W miejsce Kod rabatowy - wpisz "10%"
