Dlaczego się Nie rozumiemy?

Nieporozumienia, czyli z serii „domniemania i domniemysły” :) ciąg dalszy

Moi drodzy, jak myślicie, pierwszy tydzień to ten który jest pierwszy, czy też ten, który uznamy za pierwszy?

Mój rok zawodowy zakończył się odkryciem kolejnego powodu:

▶ dlaczego tak się denerwujemy,

▶ dlaczego tak wiele nam się Nie udaje?

▶ skąd tyle nieporozumień?

Spieszę już z odpowiedzią, przytaczając fakty.

Pierwsza scenka sytuacyjna - Grudzień, końcówka roku, ustalamy z Klientem działania na styczeń.

Umawiam się na konsultacje. Klient wysłał mi e-maila z konkretnym terminem i godziną, ale Nie było opcji „zaakceptuj termin”, więc Nie weszło mi to spotkanie do kalendarza w outlooku.

Podczas najbliższej rozmowy pytam Klienta: „Pamięta Pan, kiedy nasze spotkanie w Nowym Roku ma się odbyć?”

A On mówi „W pierwszy poniedziałek po Nowym Roku o 9.00."

Więc Nie sięgając do żadnego e-maila wpisuję do kalendarza 4.01.2021 9.00 – 11.00.

Tuż przed Sylwestrem jednak siódmy zmysł podpowiada mi, aby odszukać tamtego e-maila i sprawdzić, czy naprawdę jest to 9.00 rano pierwszego roboczego dnia miesiąca? Bo przecież pomimo, iż po Sylwestrze jest weekend, to nagle, bez jakiejkolwiek taryfy ulgowej lądujemy w bardzo prawdziwym roboczym dniu miesiąca i …. aż trudno mi w to uwierzyć, że od tego spotkania Klient będzie chciał zacząć roboczo rok.

No i co ja widzę w e-mailu? Napisane tam jest 11.01.2021 – czyli drugi poniedziałek Nowego Roku.

Wysyłam więc zapytanie do Klienta, który poniedziałek jest tym prawdziwym ten, który wpisał w e-mailu, czy ten o którym mówił na spotkaniu: 4-y, czy 11-y?

Klient odpisuje, że "oczywiście, iż 11-y, przecież od początku mówiłem, że pierwszy poniedziałek nowego roku..

Skąd wzięło się to nieporozumienie?   Z myślenia na skróty.

1. Uzasadnienie nr 1:

Dla Klienta pierwszy poniedziałek miesiąca to był dopiero 11-y, uznał bowiem, że pierwszy tydzień roku ze względu na Święto Trzech Króli powoduje, że tydzień jest „poszatkowany” i w ogóle się Nie liczy. Dla niego pierwszy tydzień, jako ten pierwszy pełen tydzień roboczy, pięciodniowy, liczył się od 11-ego :)

I nie ma się co dziwić, gdyż bardzo wiele firm w tym pierwszym niepełnym tygodniu w ogóle Nie pracowało.

Druga scenka sytuacyjna - Ustalanie całodziennego warsztatu z innym Klientem.

„Pani Marleno, te tematy są bardzo ważne – powiada Klient – musimy zając się nimi od razu, w pierwszym tygodniu Nowego Roku, kiedy będzie Pani miała na to czas?”

„W czwartek po Święcie Trzech Króli”

Nie, nie, w kolejnym tygodniu proszę, ten się Nie liczy.

2. Uzasadnienie nr 2:

Nooo, teraz już wiem i wiem nawet dlaczego? Ten poszatkowany tydzień się dla Klienta Nie liczył.

Tak więc moi mili, jeden z wątków, który przewija się z cyklu Zwiększenia efektywności, zmniejszenia nieporozumień, zarówno w życiu zawodowym jak i prywatnym brzmi :

1. skonkluduj
2. podsumuj

dając więcej konkretów, faktów, aby przebić się przez warstwę goniących myśli osoby, stojącej obok Ciebie, lub też rozmawiającej z Tobą przez telefon, ale myślami będącej już całkiem gdzie indziej, niż Wasza rozmowa.

Przykłady możliwych podsumowań:

• „czyli ustaliliśmy to i tamto”
• „aha, to znaczy, że ja mam zrobić to i to, do czwartku do 16.40  i wysłać e-mailem”
• „czyli Ty wykonujesz obliczenia o szczegółowości co do dnia tygodnia danego miesiąca, wysyłasz mi e-mailem raport jutro 4-ego lutego do 16.30 a ja do 17.00 tego samego dnia raport ten publikuję,
• itp.

Gdybyście się Nie rozumieli, czyli Ty inaczej rozumiesz jej/jego oczekiwania a ona/on Twoje, podsumowanie od razu to ujawni, i będziecie mogli domówić, czy np. średnioszczegółowe dane, oznacza, że są cokwartalne, comiesięczne, cotygodniowe, czy też cogodzinne. Bo dla każdego napewno inna gradacja to oznacza.

I okaże się od razu, który poniedziałek jest pierwszy, ten który naprawdę nim jest, czy ten, który za taki uznaliśmy :)

Bardzo często mówimy na skróty i myślimy na skróty, nawet powiem - tak jest zazwyczaj. Dla wielu niestety jest to normalne, ale powoduje bardzo wiele złego, stresu, nieporozumień i fiaska.

Jeśli się źle skomunikujemy - niepowodzenia gotowe.

Ty chcesz, aby kolega pomógł Ci "szybko" i masz na myśli "dzisiaj", on chętnie Ci pomoże i dla niego "szybko" to jutro - i ... zonk, już masz do niego pretensje, że taki nieżyciowy.

A on, ponieważ rzucił wszystko aby szybko Ci pomóc a widzi Twoje niezadowolenie - myśli sobe - "wdzięczności brak".

A jakie nieporozumienie Ciebie zaskoczyło ostatnio?