Zwiększ swoją efektywność

Powyżej link do filmu, który jest na YouTube.
Poniżej zaś, rozszerzona wersja nagrania, zawiera transkrypcję wzbogaconą o dodatkowe informacje.

Zwróciliście mi uwagę, że więcej poświęcam atencji managerom i temu, jak Oni mogą zwiększyć swoją efektywność poprzez zwiększenie efektywności swoich podwładnych, jak mówię - unikajmy delegowania w górę.

Twierdzicie, że bardziej troszczę się o managerów. Mnie się wydaję, że raz mówię o jednych, raz o drugich, specjalnie, żeby i podwładnym i przełożonym pomóc. Ale skoro uważacie, że jest inaczej, specjalnie dla Was, na Waszą prośbę nagrywam materiał pod tytułem Jak zwiększyć swoją efektywność.

Swoją efektywność możecie zwiększyć, mówiąc Eliminaczom, Przeszkadzaczom - Dość!

Niestety często zdarza mi się, że mówicie - „Ale ja nic Nie mogę, ale ja nic Nie mogę, Oni mi każą, ja muszę, ja nic Nie mogę, Nie mogę Nie odbierać telefonu, ja muszę, ja muszę”. Jeśli w takim razie musisz, musisz to wszystko inne, to Nie rozliczają Cię z tych obowiązków, które Wam zlecono, tak? Rozliczani jesteście tylko z bieżącego realizowania zadań? Krzyczycie - „Nie”. No to chwileczkę.

Macie jakiś stały zakres obowiązków, dostajecie jakieś nowe zadania co chwilę i dzięki temu, że musicie ciągle odbierać telefon, musicie ciągle zrobić coś nowego, Nie możecie realizować zadań bieżących. Skoro z nich jesteście rozliczani, to co jest ważniejsze, to zadanie za które odpowiadacie, czy to co wejdzie nagle? Dlaczego to coś nowe, co nagle wpadnie, informacja, którą nagle ktoś Wam przekaże, telefon, który nagle do Was zadzwoni, czemu to jest ważniejsze niż rzeczy, za które na co dzień odpowiadacie?

Gdzieś jest popełniony błąd. Albo źle analizujecie sytuacje i niepotrzebnie rzeczy pilne traktujecie jako ważne, albo zaniedbujecie rzeczy ważne, które były, bo inna ważność jest istotniejsza. No kłania się tu planowanie,  ale o planowaniu będę mówić później, dzisiaj obiecałam nagrać materiał dotyczący jak zwiększyć swoją efektywność, czyli przeszkadzaczom mówimy dość.

Otóż gwarantuję Wam, że możecie zwrócić uwagę szefowi, że tutaj macie natłok obowiązków takich, tu takich, tu takich, dając propozycję rozwiązania. Oczywiście, że jeśli mówicie „Szefie ja mam ciągle problemy, ja mam tego za dużo” i tylko narzekacie, narzekacie, Nie wskazując konkretów i Nie wskazując jakie mogą być rozwiązania tych konkretnych przeszkadzaczy, to Szef powie „Sorry, radź sobie, jesteś odpowiedzialny, samodzielny”. Narzekanie z definicji pokazuje, że jesteście na przegranej pozycji. Ponieważ jeśli tylko narzekacie, to nikt Wam w niczym Nie pomoże. Jesteście przeszkadzaczem dla tego, do kogo narzekacie. Jeśli jednak pokazujecie fakty i propozycje rozwiązania, zmiany tych faktów, jesteście bardzo pracowitym człowiekiem, jesteście myślącą istotą i osobą z którą warto rozmawiać. Zatem zawsze zastanówcie się, co tak naprawdę Was uwiera, co można z tym zrobić i wtedy pójdźcie z propozycją rozwiązania, albo do kolegi, albo do przełożonego, albo do innych departamentów.

Pierwsza rzecz, którą możecie zrobić aby zwiększyć swoją efektywność, to zastanowić się jak ma wyglądać Wasz dzisiejszy dzień.

Jeśli macie poukładane ile rzeczy danego dnia macie zrobić, to sobie też pomyślcie - w jakiej kolejności. Jak już sobie tę kolejność ustalicie, mniej więcej zapiszcie sobie ile minut planujecie na dane zadanie przeznaczyć i wtedy zobaczycie czy wyrobicie się ze wszystkim dzisiaj, czy Nie. Jeśli dzisiaj jest godzina 9 rano i zaczynacie spisanie listy zadań, planujecie pracować w sumie 8 godzin minus lunch, minus przerwa na piciu, siku, krótkie konwersacje przy windzie, tego czasu zrobi się może  6 godzin, może 7, a co z różnymi rzeczami, które wpadną nagle? Zostawcie przestrzeń też na nie. W związku z tym, jeśli zobaczycie sumę minut, którą macie do zagospodarowania, przystępujecie do pracy.

I rekomenduję:  bierzesz na tapetę jedno zadanie, wszystko jedno co to jest. Nie czytasz w tym czasie maili, wyciszasz telefon, odwracasz wyświetlaczem do dołu aby Cię Nie kusiło, żeby tam spojrzeć.

Koncentrujesz się w 100% na tym zadaniu, które masz zrobić.

Kolejny gwarant z mojej strony: gwarantuję Ci, jeśli pozwolisz sobie zająć się tym zadaniem i tylko tym, zrobisz go kilka razy szybciej. Jeśli to samo zadanie będziesz robić co chwilę zaglądając do maila, patrząc czy coś nowego Nie wpadło - a propos maili, ten wątek rozwinę za chwilę - co chwilę patrzysz czy ktoś Nie dzwonił, lub też odbierasz ten telefon, przerywasz swoją pracę. Po pierwsze przerywasz ją i musisz do niej wrócić, siadasz przy tym zadaniu, mówisz „Zaraz, w którym momencie skończyłem? Aha, w tym i w tym”. I mechaniczne wrócenie do zadania na przykład układanie stosu kartek, nic złego za bardzo Nie wprowadzi.

Jeśli masz jakiekolwiek mechaniczne zadania, Nie wymagające myślenia, przerwanie ich Nie jest tak dramatyczne w skutkach jak przerwanie myślenia koncepcyjnego. Na przykład układałeś jakieś kartki, kontynuujesz układanie, zamiatałeś podłogę, kontynuujesz zamiatanie podłogi, myłeś naczynia, kontynuujesz mycie naczyń, robiłeś kserokopie jakieś, widzisz że te są zrobione, kontynuujesz kolejne. Nic takiego Nie ma złego w tym, że tę pracę przerwałeś, chociaż szybciej byś zrobił to zadanie bez przerywania. Ale jeśli Twoje zadanie wymagało zanalizowania, przeczytania, sprawdzenia, mało, że musisz się zastanowić w którym dokładnie momencie przejrzałeś, do której kropki przeczytałeś, który akapit zdążyłeś zanalizować, mało tego, to tracisz nadrzędną rzecz. Nie tylko czas, który wiąże się z powrotem do przerwanego zadania.

Badania pokazują, że kilkukrotnie więcej czasu poświęca się na zrobienie tego samego zadania, jeśli się je przerywa i do niego wraca. Więc czas, który poświęcasz na zrobienie zadania jeśli pozwalasz sobie przerwać, jest wielokrotnie zmarnowany.

Ale najważniejsze, że zmarnowany jest potencjał. Dlatego, że jeśli jest to praca wymagająca myślenia, nigdy Nie wrócisz już do tego wątku, który ma naokoło wiele rozpędzonych myśli. Jedna myśl goni drugą, trzecią, piątą. Wpadałeś na jakiś koncept, jeden, drugi, trzeci, w momencie kiedy Ci przerwano, jak nożem odciął, to już jest przeszłość. W przyszłości pójdziesz do nowych myśli, znajdziesz nowe myśli, niewątpliwie też mądre, ale ten potencjał, który rodził się w Tobie na początku kiedy się zajmowałeś zadaniem, w spokoju, bez stresu, że ktoś zadzwoni, napisze i musisz zareagować - minął bezpowrotnie, straciłeś to/ straciłaś to.

W związku z tym przerywanie zadań ma bardzo negatywne skutki, w związku z tym, że koncepcje, które miałeś już niestety poszły w niepamięć, musisz budować nowe. Od początku zaczynać myśleć o tym zadaniu, przypominać sobie z czego wynika, ku czemu zmierza, kto z tego skorzysta i dlaczego.

Zatem rekomenduję: abyś Nie psuł sobie wspaniałych wyników tym, że przerywasz myślenie i wracasz do tego wątku wielokrotnie.

Jeśli naprawdę zajmiesz się jednym zadaniem, może ono zajmie 5 minut, może 15 minut, może 30, może 2 godziny, pozwól sobie na to. Nie patrzysz przez ten czas na maile, Nie patrzysz kto do Ciebie dzwonił, jest wyciszone. Jeśli masz możliwość  drzwi są zamknięte, jeśli Nie, jest napisana kartka, że jesteś zajęty, koniecznie z informacją do której godziny Ciebie Nie ma, czyli na przykład do 14, 14.15, aby ktoś, kto chce się z Tobą skontaktować wiedział do kiedy Ciebie na pewno ”Nie ma”.

Zrobiłeś to zadanie - jesteś szczęśliwy, wtedy patrzysz jakie przyszły e-maile, lub kto zadzwonił. Jedna z czynności jest ważniejsza, albo patrzysz kto dzwonił, albo patrzysz na maile. Z osób które dzwoniły, wybierasz te, które intuicyjnie dla Ciebie  mogą być istotniejsze, ważniejsze i szybciej do nich dzwonisz, albo może Nie osoby są ważniejsze, ale sprawy z którymi do Ciebie się zwracają są ważniejsze i do nich oddzwaniasz. Jeśli masz zająć się mailami, powinieneś zająć się w pierwszej kolejności tymi, które są istotniejsze, czyli Nie otwierasz wszystkich, dlatego, że otwarcie maila, zamknięcie, otwarcie, zamknięcie - jest to zmarnowany czas, wiemy przecież wszyscy, ja to tylko powtórzę, że e-mail zazwyczaj niesie z sobą jakąś informację. Nie jest to tylko informacja, która ma u Ciebie zostać w głowie. Zazwyczaj skutkuje czymś: albo musisz z kimś porozmawiać, albo coś zrobić, albo przygotować. Więc otwarcie e-maila może nastąpić wtedy, kiedy masz czas, żeby się nim zająć. Jeśli Nie wiesz, które maile są ważne a chcesz wrócić do zaplanowanego dnia pracy, czyli zająć się rzeczami, które masz na liście, możesz szybciutko otworzyć te maile i rzeczywiście zobaczyć czy Nie ma tam czegoś nagłego. A jeśli Nie musisz, to tego Nie rób. Wróć do zadań. Wszystkie zadania skończysz - wtedy wracasz do maili i do rozmów telefonicznych. Krzyczysz, że - „Tak się  Nie da!” Tak się da. Gdyby się Nie dawało, to wszyscy byliby tak nieefektywni, jak Ty narzekasz, że jesteś. Oczywiście są wyjątki, które potwierdzają regułę.

Jeśli piastujesz stanowisko asystentki, sekretarki, recepcjonistki, osoby, która ma taką rolę służebną, służy, wspiera, jest, asystuje, Nie możesz sobie na to pozwolić, bo Twoje zadanie to jest właśnie rzucać wszystko, odbierać telefon, załatwić jedno, drugie, piąte. Ale tylko wtedy. Natomiast wtedy są również kolejne wyłomy.

Jeśli jesteś sekretarką, asystentką, recepcjonistką czy też sekretarzem, asystentem, recepcjonistą, w związku z tym faktycznie musisz być cały czas pod tak zwaną „parą”, czyli tak jakbyś był na dyżurze. Jesteś cały czas w gotowości, w oczekiwaniu. Z wyjątkiem sytuacji kiedy też potrzebujesz przygotować jakieś opracowanie, zestawienie, które wymaga dużej koncentracji. Nie możesz pozwolić, aby ktoś Ci przeszkadzał. Wtedy też da się znaleźć czas, na tak zwany „pokój zamknięty”. Dzwonisz do swojego szefa, głównego przełożonego i mówisz - „Szefie, będę potrzebować 15, 20 minut, godzinę, żeby w cudzysłowiu mnie Nie było bo potrzebuję domknąć bardzo ważne negocjacje, albo obdzwonić ważnych partnerów. Kiedy to może nastąpić?”.

Czyli znowu Nie narzekasz, że „Nie mogę się skoncentrować”, tylko zwracasz się do swojego przełożonego, mówiąc mu ile mniej więcej minut będziesz potrzebować i pytasz kiedy to może być. Może to będzie wtedy, kiedy On będzie na konferencji, może wtedy kiedy wyjeżdża w delegację, wychodzi na spotkanie, a może wtedy kiedy sam coś analizuje,  i na pewno Nie będzie nic od Ciebie chcieć. A gdyby chciał, to chwilę poczeka. Wtedy też wyciszasz telefon, Nie patrzysz na maile bo umówiłeś się/ umówiłaś się, że  wtedy Ciebie Nie ma.

Czyli dzisiaj króciutkie dwie porady.

Jedna:  jeśli chcesz coś zrobić, jeśli chcesz żeby ten dzień był efektywny, abyś się naprawdę wyrobił ze wszystkim, zrób sobie listę rzeczy, które musisz zrobić dzisiaj koniecznie. Zobacz ile zajmują minut. Ustal w priorytetach ważności, uświadom sobie, że pilne to Nie zawsze ważne, jeśli ktoś ma do Ciebie zadzwonić, napisać, mówi, że to jest pilne, to Nie znaczy, że to pilniejsze jest ważniejsze od tego co Ty masz do zrobienia. Bo gdyby tak było to by Ciebie Nie rozliczali z obowiązków. Jeśli Cię rozliczają to znaczy, że Twój zakres obowiązków stały, bieżący jest ważny i też z niego potrzebujesz się rozliczyć. W związku z tym Nie możesz zawalić swoich obowiązków, biorąc na tapetę jakieś nowe,  inne, pilne, które ktoś chce Ci zlecić.

A druga rzecz:  jeśli jesteś asystentem, recepcjonistą, sekretarzem - poproś szefa wtedy kiedy potrzebujesz się skupić i zająć się tylko swoimi rzeczami, abyś ileś czasu, 5 minut, 10, 15, 30, godzinę, mógł poświęcić na Nie bycie pod telefonem, Nie odbieranie maili na bieżąco tylko zajęcie się tym zadaniem. Zauważcie, jeśli będziecie narzekać nic się Nie wydarzy, jeśli przedstawicie konkretną propozycję rozwiązania, działania, niewątpliwie zostanie to uwzględnione, wysłuchane.
Jeśli zajmiesz się planowaniem swoich zadań, w taki sposób ich realizowaniem, na pewno dużo szybciej zrobisz wszystkie inne rzeczy, dokładając do tego co mówiłam przy mailach „do it at the first time”. Dlatego Nie czytaj maili jeśli masz zamiar się nimi Nie zajmować, ponieważ każdy mail wymaga jakiegoś czasu, a jeśli będziesz robić zgodnie z zasadą „do it at the first time”, czyli jak tylko dotkniesz to zrób, jak zaczniesz to skończ, będziesz dużo bardziej efektywny.  
Więcej porad w kolejnych odcinkach. Jeśli chcesz abym pomogła Ci dużo bardziej efektywnie działać z wykorzystaniem tych przykładów, które teraz pokazałam i przekazaniem dużo większej liczby narzędzi, a także  autorskiej metodyki, autorskiego sposobu, który wykorzystuję codziennie od kilku lat, jeśli chcesz poznać jaki to jest sposób, jaka to jest metodyka, jak to działa - zapisz się na warsztaty interaktywne ze mną, albo online, albo face to face.

Napisz do mnie wówczas powiem Ci jaką mam tematykę, jakie są najbliższe terminy i wybierzesz sobie. A poza tym jak powiesz mi jakie są Twoje główne bolączki, wyjdę im naprzeciw, przygotowując również materiał, który będzie odpowiedzią na Twoje potrzeby na tenże interaktywny warsztat.

Chcesz porady indywidualnej? Też z przyjemnością Ci udzielę. Napisz na adres e-mail, który powiedziałam lub zadzwoń do mnie, numer telefonu jest na mojej stronie internetowej www.marlenaskiba.com.pl.

Jestem do Twojej dyspozycji.

A jak Ty radzisz sobie ze swoją efektywnością?