Masz za duże koszty? Jak z tym walczyć?

Powyżej link do filmu, który jest na YouTube.
Poniżej zaś, rozszerzona wersja nagrania, zawiera transkrypcję wzbogaconą o dodatkowe informacje.

Niektórzy mówią, że najważniejsze dla utrzymania rentowności firmy na odpowiednim poziomie jest trzymanie w ryzach kosztów. A nawet Nie tylko ich trzymanie, co permanentne obniżanie.

Czyli cały czas tniemy koszty, tniemy koszty, tniemy koszty.

Czy zgadzacie się z tym stwierdzeniem?

Za chwilę powiem Wam, jakie jest moje zdanie na ten temat i je uzasanię, a Was proszę o zapoznanie się z całością artykułu a następnie zapraszam do dyskusji.

Po wyemitowaniu odcinka pod tytułem „Co jest ważniejsze, obrót czy marża ?”, zadzwonił do mnie jeden z klientów, który powiedział:

„Pani Marleno, to są bardzo ważne dwa aspekty obrót i marża, ale bardzo proszę, aby Pani nagrała kolejny odcinek mówiący o koszcie, dlatego, że z jednej strony obrót, z drugiej marża, z trzeciej koszty. To jest ten trójkąt, który jest podstawą dobrego funkcjonowania firmy”.

Jest jeszcze więcej innych elementów, które są podstawą dobrego funkcjonowania firmy, ale obiecałam klientowi, że koniecznie odcinek na temat kosztu nagram. Dzięki temu, że klient do mnie zadzwonił, prosząc o odcinek dotyczący kosztów, przypomniała mi się rozmowa z innym klientem, którą jakiś czas temu prowadziłam. Wspomniał On, że właściciele firmy w której pracuje twierdzą — bo takie mają doświadczenia z przeszłości, że w firmie liczy się tylko i wyłącznie obniżanie, obniżanie i obniżanie kosztów.

Jeśli chodzi o koszty i trzymanie ich w ryzach, tak - zgadzam się, że jest to bardzo ważne. Jeśli natomiast chodzi o permanentne obniżanie kosztów — Nie zgadzam się z tym.

Nie da się firmy rozwinąć, tylko i wyłącznie myśląc o tym, aby obniżać koszty.

Ponieważ jeśli dokonujemy optymalizacji i koszty obniżamy, mam na myśli sensownie, w sposób przemyślany, to w pewnym momencie trzeba będzie dojść do ściany. Bo Nie da się już bardziej kosztów obniżyć, jeśli optymalizacje w tym zakresie wykonywane były wielokrotnie lub też wykonywane są stale.

Uwielbiam firmy uczące się — jeśli wprowadzane są różnorodne zmiany i pracownikom uzasadniamy, co jest powodem tych zmian, dlaczego modyfikujemy:

• dotychczasowe procesy, procedury,
• zasady obsługi klienta, sprzedaży, produkcji.

I pokazujemy pracownikom: 

• do czego dążymy,
• jaka jest strategia,
• co chcemy osiągnąć.

Wiedząc, co zmieniamy, dlaczego i w jakim celu - pracownicy sami modyfikują przyszłe działania.

Dlaczego to robią ?

Czemu Nie pozostajemy już w tym obszarze zmodyfikowanym do dzisiaj na przykład?

Dlatego, że jeśli coś zmieniliśmy, to dzisiaj, jutro, pojutrze, ten stan będzie rewelacyjny. Ta zmiana - zakładając, że była dobra, będzie pomagać naszej firmie się rozwijać. Ale za jakiś czas, tydzień, dwa, trzy, pięć, miesiąc, więcej, kilka miesięcy, to wszystko zależy od koniunktury, od branży, od sytuacji danej firmy, ta rzecz, która była zoptymalizowana, świetna - już jest przeszłością. Ponieważ może weszły nowe technologie?

Jeśli coś usprawniliśmy, zupełnie inaczej funkcjonują inne obszary, procesy, warto modyfikować je dalej, z mocnym przemyśleniem, z fajnym zaangażowaniem pracowników.

Pracownicy, którzy na bieżąco widzą co się w firmie dzieje, znają podstawy modyfikacji i zmian, są bezcenni w tym, żeby te modyfikacje wprowadzać.

Dlatego zawsze biję brawo wszystkim, którzy biorą udział w tym i przyczyniają się do tego, aby organizacja była uczącą się. Wracając do kosztów, jeśli zatem permanentnie koszty były obniżane, modyfikowane, w pewnym momencie już Nie ma co obniżać, bo wszystkie koszty są dobre, przycięte maksymalnie tam, gdzie się dało, pozwalając firmie rozwijać się efektywnie. Dlatego też trzymanie w ryzach kosztów to jest jedno i to trzeba mieć zawsze na względzie.

Raporty - odpowiednie stanowiska powinny analizować z odpowiednią częstotliwością i w odpowiedniej gradacji danych. Czyli bardzo lub mniej detalistycznie przedstawionych. Dzięki temu widzimy jakie koszty mamy, dlaczego i czy zgadzamy się na to, aby je ponosić stale, czy coś zmieniać.

Więc, trzymanie kosztów w ryzach - Tak. Permanentne ich obniżanie - Nie.

Dlatego też kwestia dotycząca tego, jak rozwijać firmy musi dotyczyć tych trzech rzeczy, o których wcześniej mówiłam: obrót, marża, koszty.

Ten trójkąt,  te trzy elementy są ważne. Jeśli koszty mamy świetnie zweryfikowane, zanalizowane, obniżone, wdrożone są modyfikacje, Nie wydajemy pieniędzy na niepotrzebne rzeczy, Nie marnujemy tych pieniędzy, tylko je wydajemy, inwestujemy.

Ważne, abyście cały czas trzymali też rękę na pulsie w zakresie obrotu i marży, w zakresie jakości produktów, w zakresie tego, jak klientów obsługujemy.

Także widzicie, dotykamy tu wiele obszarów, kwestia dotycząca zysku — ważna, marża, obrót - opowiadałam w poprzednim odcinku.

W kolejnym odcinku opowiem o segmentacji klientów, jeszcze kolejnym opowiem o tym, jak klientów obsługiwać, co zrobić, aby do nas wracali.

Natomiast jeśli pracujecie w firmie, w której koszty są obszarem niedotykanym — nikt Nie modyfikował, Nie weryfikował, teoretycznie wszyscy wydają na wszystko, jeśli jest taka potrzeba, sugeruję aby ten obszar wziąć na tapetę w pierwszej kolejności.

Może się okazać i bardzo często w projektach, które realizujemy w obszarze optymalizacji kosztów okazuje się i zakładam, że Wy też to u siebie znajdziecie, że niepotrzebnie kupujemy za często mniejsze ilości. Jeśli zaczniecie kupować raz na jakiś czas większe ilości, na pewno będziecie wydawali na to mniej pieniędzy. Poszczególne działy, osoby kupują u różnych dostawców.

Zweryfikujcie,

1. gdzie możecie kupować,
2. i podejmicie decyzję gdzie to robić.

Będziecie mieć jako stały klient zupełnie inne ceny. Czyli dotknęliśmy kwestii częstotliwości zakupów, miejsc zakupów, a teraz dołożę jeszcze kwestię, kto kupuje. Sugerowałabym, abyście wyznaczyli osoby, które są odpowiedzialne za zakupy, jeśli wiedzą co kupują i gdzie, doskonale pamiętają, jakie dotychczas były ceny i dlaczego one takie były. Zwrócenie uwagi na cenę jest akurat bardzo proste, bo można sobie zrobić analizę dotychczasowych zakupów, Nie jest to „rocket science".

Natomiast jeśli chodzi o powód takiej ceny a Nie innej, sugeruję, aby zakupami zajmowała się jedna osoba, bo ona będzie pamiętała, z czego to wynikało i czy warto podejmować negocjacje w zakresie obniżki ceny, czy warto akceptować podwyżkę ceny - Ona już będzie wiedziała. Dlatego trzymanie tego obszaru w jednych rękach, jest naprawdę korzystne.

Tak więc częstotliwość zakupów, miejsce gdzie kupujemy i osoba, która za to odpowiada, są istotnymi trzema elementami, które spowodują, że na pewno będziecie mieć dużo większe oszczędności, bez „zaciągania pasa”.

Czyli tylko i wyłącznie mądrze podejdziecie do tego, co kupujecie, gdzie i za ile. Ale jest jeszcze czwarta rzecz, czy warto te inne rzeczy niektóre kupować? Czy to jest na pewno potrzebne? W związku z tym ważne, aby decyzje o zakupach w danym dziale podejmował na przykład kierownik, przełożony, szef. Żeby Nie było „wolnej amerykanki”, czyli do osoby, która zakupy realizuje, zgłasza się z firmy każdy. Fajnie, żeby przechodziło to przez kogoś, kto jest świadom, czy podejmuje dobrą decyzję, akceptując dane wydatki, czy Nie.

Dotknęłam tylko malutkiego wątku, dotyczącego optymalizacji kosztowej. Jeśli w Waszych firmach ona nie była realizowana, na pewno zostanie Wam dużo pieniędzy na koniec miesiąca na koncie. Poszczególne kroki, dotyczące zaawansowanej optymalizacji kosztów, wydatków, zakupów i tak dalej i tak dalej, są ważnym elementem.

Jeśli chcecie się ze mną skonsultować, napiszcie do mnie 

Z przyjemnością odpowiem na Wasze pytania.

Pozostańmy w kontakcie. Zatem komentujcie, dyskutujcie. Łatwo będzie nam prowadzić dialog, jeśli ja będę do Was mówić z jednej strony, a Wy do mnie będziecie odpowiadać z drugiej.

Możecie też do mnie dzwonić .

Zapraszam serdecznie.

Życzę Wam optymalizacji kosztowej, dobrego zarządzania wydatkami i do usłyszenia, i do zobaczenia wkrótce.

A u Ciebie jak wygląda zarządzanie kosztami?