Czy możesz zwiększyć zysk firmy bez zwiększania jej udziału w rynku?

Większy zysk firmy bez zwiększania jej udziału w rynku? Bez pozyskiwania większej liczby Klientów?

Czy możesz tego dokonać?

Oczywiście, że możesz zwiększyć zysk firmy bez ekspansji, tyko jak to zrobić? Od czego to zależy?

Są firmy, które zadowolone są z poziomu rozwoju jaki osiągnęły. Wiedzą, z czym wiąże się chęć ekspansji i Nie chcą podejmować się tego wysiłku, zadają więc sobie pytanie, czy w zakresie tego co obecnie robią:

1. bez rozwoju,
2. bez zwiększania udziału w rynku,
3. bez zatrudniania nowych pracowników,
4. bez przenoszenia się do nowych większych biur,

mogą zarabiać więcej?

Tak, firmy mogą zarabiać więcej bez dodatkowego wysiłku z czyjejkolwiek strony … jeśli to co robili pracownicy, będą:

1. robić lepiej niż dotychczas,
2. szybciej niż dotychczas,
3. uwzględniając potrzeby klientów wewnętrznych i zewnętrznych, Nie więcej i Nie mniej
4. Nie będą robić tego, co Nie jest potrzebne,
5. a to co jest potrzebne będą wykonywać w sposób ustandaryzowany, a Nie w sposób, który każdy z nich indywidualnie lubi najlepiej :)

Zapytacie więc Państwo – „Jak to jest możliwe, skoro firma funkcjonuje dobrze, jest rentowna, to czy można coś robić lepiej, aby była bardziej rentowna? Skąd taka pewność?”.

Skąd?

Z codziennego doświadczenia współpracy z firmami globalnymi, korporacjami, podmiotami małymi i średnimi.

No tak, Pani Marlena mówiła o tym już 3 lata temu, że bez standaryzacji marnuję swój potencjał, że niektórzy pracownicy naprawdę ciężko pracują i są wykończeni "wożeniem pustej taczki", szkoda, że Nie uwierzyłem na słowo, tylko potrzebowałem 3 lat, aby boleśnie się o tym przekonać                                               

                                                    Prezes firmy produkcyjnej

Tak, firmy prosperują czasami dobrze, czasami średnio.

Jeśli Nie mają wprowadzonych standardów,  Nie opracowywały optymalizacji działań, gwarantuję Państwu, że mogą osiągać dużo lepsze wyniki przy zaangażowaniu tego samego zespołu i co ważne, poprawiając pracę pracowników. Ułatwiając ją, niwelując animozje między pracownikami, eliminując nieporozumienia wynikające z dotychczasowego braku zrozumienia, w zakresie:

• co naprawdę jest pilniejsze
• a co ważniejsze
• i dla kogo.

Eliminując działania, które były przez nich wykonywane a które Nie są nikomu potrzebne, automatyzując pracę, unowocześniając ją.

Pracownicy działają nawykowo, te osoby, które współpracują ze sobą długo, radzą sobie świetnie, jednakże każdy działa wg tego co uważa za najlepsze, najwłaściwsze. Ale tylko wedle niego samego.

A że często stoi to w kontrze z tokiem myślenia innego pracownika, który zupełnie co innego uważa za najlepsze i najwłaściwsze – w całej firmie mamy obszary realizowane dużo bardziej prawidłowo jak też dużo mniej.

Wiele indywidualnych założeń po prostu wyklucza się, w związku z tym firma żyje permanentną zmianą, która niestety, Nie prowadzi do rozwoju i usprawnień, ale wręcz przeciwnie, do poprawek, korekt, zmian, modyfikacji, pozostawiając firmę Nie tylko w stagnacji, ale ustawicznie ciągnąc ją lekko do tyłu, lekko w dół.

Jeśli jedna osoba zrobi jedno, a druga to poprawia, lub, co najgorsze, całkowicie zmienia, czyli robi od nowa i tak jest ciągle - zamiast iść do przodu firma cofa się.

Jeśli kilka osób zaangażowanych jest w powyższy proceder, czyli ktoś coś zrobi, ale inny ktoś uzna, że Nie jest to zrobione odpowiednio i skoryguje, lub też powstają problemy i trzeba natychmiast coś poprawiać, modyfikować, zmieniać całkowicie – okaże się, że w tym błędnym kole nieefektywności firma traci co najmniej jeden pełen etat co miesiąc tylko z powodu marnotrawnego działania. Podkreślę, iż mówię tu o zaangażowaniu tylko kilku osób, dział dziwięcioosobowy jest świetnym zobrazowaniem.

Uśrednijmy koszty, weźmy pod uwagę bardzo niskie wynagrodzenie pracownika, niech to będzie z podatkami i ZUS-em tylko 6.000 zł. miesięcznie, to rocznie jest to 72.000 tysiące.

Tak po prostu – wyrzucone w błoto na zmarnowaną pracę.

Podobnie jest w sytuacji, gdy 2 osoby robią te same prace Kasia i Zosia, i jedna z nich, Kasia, wykonuje je dużo lepiej. To dlaczego pozwalamy na to, aby wykonywały je dwie osoby? Pozwólmy robić to tej, która obowiązki w tym zakresie wykonuje lepiej czyli Kasi, a Zosia niech zajmie się zupełnie czymś innym, czymś, co w pełni wykorzysta jej potencjał, umiejętności i osobowość. W czym będzie świetna i będzie robić to ponadprzeciętnie.

A gdy firma zatrudnia np. 60 osób i w każdym obszarze są poprawki, nieustające korekty, to etatów „zmarnowanych” na powyższe przyjmijmy jest co najmniej 4, i jeśli osoby te zarabiają nieco więcej, przyjmijmy koszty całkowite per osoba (z podatkami i ZUS-em) 10.000, co daje 360.000 zł. rocznie bezsensownego kosztu. Nie inwestycji, tylko naprawdę bezsensownego kosztu.

W sumie 360.000 zł. zmarnowanych pieniędzy tylko przez jeden rok.

Które Nie tylko zostały wyrzucone w błoto, ale były hamulcem, gdyż wykorzystując te pieniądze można było coś sensownego zrobić.

Mając kompetentnego pracownika – niewątpliwie po roku pracy wpłynąłby na rozwój firmy, realizując swoje obowiązki dobrze. Przez rok pracy wykonałby całą masę rewelacyjnych zadań, które spieniężyłyby się. W powyższym przykładzie mielibyśmy 4 takie osoby.

I byłyby to dobrze wykorzystane pieniądze. A tak? Stają się zwykłym hamulcem.

A przecież, jeśli jakaś praca wymaga korekt, poprawek, to przecież te „błędnie” wykonane zadania trafiają także do przełożonych, szefów – którzy również marnują czas na:

1. analizowanie niepoprawnych informacji,
2. błędnych zestawień,
3. złych czyli nieprawdziwych cyfr,
4. prowadząc też nieefektywne spotkania,
5. podejmując błędne decyzje.

Pamiętajmy więc proszę, koszty źle wykonywanej pracy, błędne dane w raportach to Nie tylko powyżej przytoczone złotówki – w naszym przykładzie blisko 400.000 zł. Ale to koszt dużo większy, gdyż należy dodać także koszt pracy wszystkich osób w zespole, które w jakimkolwiek stopniu zaangażowane są w każde z tych zadań, które są poprawiane:

1. kolegów z zespołu
2. kolegów z innych działów
3. szefa,
4. no i oczywiście także koszty złych, czyli błędnych decyzji, których powyżej Nie kosztorysowałam, a które równie dobrze mogą być niewielkie, jak i ogromne.

Przykład realny

Przykład z życia, firma średnia, Dział obsługi Klienta jednego segmentu, 4 osoby, 2 zmiany. Brak ustandaryzowanych procesów, określonych procedur, ale na pierwszy rzut oka dział pracujący rewelacyjnie. Te same osoby od kilku lat. Osoby doskonale znają swój zakres obowiązków, znają Klientów, produkty. Faktury wystawiane, zamówienia przyjmowane, biznes się kręci.

Czego chcieć więcej?

Szczegółowa weryfikacja pracy ww. działu pokazuje, że zadania tych osób powielają się. Brak przepływu informacji skutkuje tym, że pracownik X:

1. sprawdza czy coś było wykonane,
2. jeśli nie, wykonuje to
3. w przypadku braku informacji albo dopytuje kolegów z innych działów, albo – o zgrozo – pyta Klientów
4. często okazywało się, że pewne zadania były już wykonane, ale pracownik Y Nie zdążył dokumentówumieścić w odpowiednim miejscu, więc pracownik X wykonywał ponownie zadania te zupełnieniepotrzebnie, zatem zdublowanych zadań co niemiara
5. odkręcenie zdublowanych działań zajmowało kolejne kilka godzin
6. przeglądanie tych samych dokumentów, zestawień
7. wykonywanie połączeń do klientów z przekazaniem przekazanych już informacji
8. niepotrzebne wydruki do niszczarki (koszt papieru, toneru i czasu)
9. lista nie wykonanych innych obowiązków piętrzyła się, itd.

I to Nie jest żart. Realny przykład jednego z projektów, który miałam okazję prowadzić.

Tego typu nieefektywności są w bardzo wielu firmach, bez względu na ich wielkość.

Im firma większa tym gorzej, bo obszarów zapętlających się jest dużo więcej.

Przestojów, opóźnień także – czyli niepotrzebnych dodatkowych kosztów.

Tak więc co było przyczyną takiego nakładania się działań i dużej nieefektywności?

Krótko mówiąc Brak Standaryzacji, czyli:

1. Brak sformalizowanych zasad postępowania
2. Brak określonych procesów
3. Brak procedur
4. Brak ustalonych terminów działania i wyników tych działań czyli skutków, dobrze określonych skutków, czym to działanie ma się realnie zakończyć.

Co mam na myśli pisząc „dobrze określonych skutków”?

Precyzja, precyzja ustaleń i  wypowiedzi jest niezbędna.

Nie wystarczy powiedzieć ”Raport”,  jeśli np. to ma być raport, to z jaką szczegółowością opracowany?

Jeśli ma dotyczyć sprzedaży, to:

1. Czy to ma być sprzedaż per miesiąc?
2. Czy per tydzień?
3. A może ogólny raport dotyczący obrotu firmy?
4. Czy też w podziale na kategorie produktowe?
5. A może w podziale na Klientów? Itp.

Podsumowując, powyższa praca po ustandaryzowaniu jej, czyli opracowaniu procesów i procedur określających:

1. Co ma być wykonane
2. W jaki sposób
3. Przez kogo
4. I Kiedy

umożliwiła uwolnić jeden etat z czterech dając 25% poprawy efektywności i zachowując osobę w firmie, gdyż została oddelegowana do innego działu, w którym zawieszono uprzednio ogłoszoną rekrutację.

Można? Można :)

Jeśli interesują Cię takie zagadnienia jak: Rozwój firmy, Zwiększenie rentowności, Jak założyć firmę? Jak zarzadzać firmą? Jak zwiększać zysk firmy? Jak prowadzić firmę bezpiecznie? Jak zepwnić firmie zysk? Jak zapewnić firmie rozwój? Jak zadbać o ekspansję firmy? - skontaktuj się ze mną? Dlaczego? Bo jedno z określeń: Marlena Skiba Strateg, ekspert ds rozwoju firm i efektywności ludzi - zobowiązuje, więc chętnie przyjdę Ci z pomocą 👌

A czego Ty najbardziej potrzebujesz w swojej firmie?