Jak spojrzeć na procesy inaczej?

Powyżej link do filmu, który jest na YouTube.
Poniżej zaś, transkrypcja.

Moi Drodzy, dzisiaj kolejny etap naszego rozwoju, osobistego, zawodowego. Co to jest takiego? Optymalizacja procesowa.

Chcesz zaimponować kolegom, że umiesz optymalizować procesy, chociaż Nie musisz?

Zapytasz, „Dlaczego ja mam to umieć?”

Dlaczego? 3x Dlaczego? – Odpowiedzi w niniejszym filmie. Zapraszam. Dodam tylko, że mocno rozszerzające horyzonty. Zatem, jeśli jesteś ciekawy – słuchaj, oglądaj.
Subskrybuj mój kanał, niektóry filmy będą dostępne tylko dla subskrybentów – i daj łapkę w górę, jeśli chociaż tylko jedno zdanie Cię zainspirowało, jedno zdanie było dla Ciebie ważne, daj łapkę w górę.

Dlaczego warto optymalizować procesy?

Dlatego, że: 

1. widzimy więcej,
2. umiemy więcej,
3. patrzymy inaczej.
    

Dzięki temu, że umiemy optymalizować procesy, chociaż Nie musimy się tym zajmować, jesteśmy mądrzejsi, wiemy więcej, patrząc całkiem inaczej na to samo, na co patrzyliśmy dotychczas.

Widzimy zdecydowanie bardziej trójwymiarowo, patrzymy całkiem inaczej na otaczającą nas rzeczywistość. To co było do tej pory jakieś, zwykłe, staje się całkiem inne, niezwykle interesujące.

A dlaczego właśnie Ty powinnaś/powinieneś nauczyć się optymalizacji?

Dlatego, że tę wiedzę wykorzystasz na wszystkich stanowiskach, na których pracujesz i będziesz pracować, bo wszelkiego rodzaju awansów z góry Ci życzę.
Dlaczego będziesz mógł, mogła tę wiedzę wykorzystać?

Dlatego, aby pracować:

1. mądrzej,
2. lepiej, inaczej,
3. mniej, a Nie więcej.

Uczę tego od samego początku - osiągać więcej przy mniejszym wysiłku. I dzięki optymalizacji procesowej, jeśli będziesz ją umieć, będziesz mógł/mogła te rzeczy realizować lepiej, łatwiej, mądrzej, inaczej.

Podaję jeden prosty przykład.

Potrzebujesz koniecznie mieć przepisane 14 stron A4. Nie wiesz, czy poprosić asystentkę, sekretarkę, kolegę, czy wziąć się do pisania i szybciutko przepisać, bo niezbędny Ci ten materiał. Zamiast fizycznie przepisywać, możesz znaleźć taki skaner, który ma funkcję edycji - skanujesz i dokument od razu ląduje w Twoim komputerze. Tak jakbyś przepisał/przepisała.

Powiesz - ale to przecież Nie proces, tylko czynność. Brawo, masz rację, to jest czynność, ale cały ciąg procesowy składa się z szeregu, kilkudziesięciu, kilkunastu czynności.
Jeśli sobie umiesz tę jedną zoptymalizować, będziesz umiał/umiała poradzić sobie w dużo szerszym zakresie.

Dlaczego optymalizacja procesowa przydaje się i dlaczego powiedziałam, że na różnych stanowiskach będziesz mógł/mogła to wykorzystać?

Proszę uprzejmie kolejny przykład.

Realizujemy projekt w jakiejś firmie, naszym zadaniem jest opracowanie strategii rozwoju między innymi. Z analiz wynika, że 10% produktów klienta zupełnie Nie rotuje. Dodam, że jest to branża spożywcza. Klient produkuje artykuły spożywcze, ma ponad 300 asortymentu i 10%, czyli ponad 30 Nie rotuje w ogóle. Pytamy pracowników - dlaczego? Czemu te produkty się nie sprzedają? Jaka jest odpowiedź?
Widocznie klientom nie smakują.

Pozostajemy w takim razie na wiedzy z działu sprzedaży, marketingu, dotyczącej tego, dlaczego klienci produktów Nie kupują. Gdybyśmy poprzestali na tych informacjach, na analizach, powinniśmy natychmiast zarekomendować klientom, aby zrezygnowali z produkcji tych produktów, artykułów spożywczych. Dlaczego?

No jasne, że odpowiedź jest prosta. Nie wydają pieniędzy na surowiec, który się marnuje, zajmuje miejsce w magazynie i wszystkie produkty trzeba wyrzucić, jest to artykuł spożywczy, Nie da się długo go przetrzymywać. W związku z tym tylko koszty, koszty i koszty. Ale ponieważ jesteśmy doświadczonymi strategami, Nie poprzestajemy na tym. Postanowiliśmy, dzięki temu, że znamy optymalizację procesową, postanowiliśmy perfekcyjnie przejść cały proces „End to End”. Co to znaczy „End to End”? Od początku do końca. Od lewej do prawej, tak jak kiedyś czytało się książki „od deski do deski”.

Dlaczego to było powiedzenie „od deski do deski”?

Dawniej książki, Nie oprawiało się w normalne okładki, tak jak teraz widzicie, chociaż większość zapewne już czytacie w e-bookach i w audiobookach, ale dawniej oprawiano książki Nie w zwykłe okładki, tylko właśnie drewniane i było od deski do deski. Za każdym razem jak mówię „End to End” a piszemy to „E2E” to ja sobie wyobrażam te okładki z deski - początek procesu i koniec - „E2E”.

Dlaczego?

Dlatego, że najwięcej dysfunkcji jest na styku interdepartamentalnym, czyli między różnymi ogniwami, między działami lub stanowiskami w danej firmie. I jeśli w danym silosie wszystko idzie fajnie to i tak cały proces zazwyczaj jest mocno pogmatwany, bo jeśli w tych silosach idzie wszystko bardzo sprawnie, to na styku połączeń tych działów, departamentów, stanowisk, najwięcej się - mówiąc kolokwialnie - „wykrzacza”.

Wracając do naszego przykładu klienta i tej strategii, dzięki temu, że znamy procesy „E2E” przyjrzeliśmy się temu procesowi. Jak to jest, że klient się dowiaduje o produkcie, że Nie chce go kupić, może on jest brzydko wyeksponowany w ladach chłodniczych? Drążymy, drążymy, drążymy, drążymy.
 

Zawsze mówię, że dodrążam się do jądra problemu, bo znając prawdziwą przyczynę dam dobre remedium.

I moi drodzy jak myślicie, dlaczego te produkty się Nie sprzedawały? Wiem, że Nie usłyszę teraz Waszej odpowiedzi, ale proszę napiszcie mi na dole tego filmu, jak myśleliście, dlaczego 10% tych produktów, ponad 30 artykułów się zupełnie Nie sprzedawały. Zupełnie nic. Pomyślcie chwileczkę.

Otóż moi drodzy one się Nie sprzedawały, bo nikt o nich Nie wiedział. Roześmieliście się zapewne w głos, mówiąc „to niemożliwe”.

Moi drodzy, to jest możliwe.

Nikt nie znał tego asortymentu, bo ktoś, jakiś ktoś, jeden pracownik, właśnie styk departamentalny czy interdepartamentalny zawiódł.

Jedna z osób zapomniała umieścić całej listy nowego asortymentu w cenniku. W żadnej informacji marketingowej, w żadnej informacji handlowej, Nie było informacji o tym produkcie. W związku z tym klienci Nie mogli go zamawiać. Klientami naszego klienta były sklepy, cukiernie, nikt Nie zamawiał tego produktu, bo Nie wiedział, że jest na liście asortymentowej, więc się Nie sprzedawał.

I uwaga, gdybyśmy poprzestali na informacji z działu sprzedaży, marketingu i analiz finansowych – „excel prawdę Ci powie” - zobaczylibyśmy, że Nie warto tego produktu produkować, bo nikt go Nie chce, pieniądze wyrzucone w błoto.

Dzięki temu, że zoptymalizowaliśmy, a w zasadzie sprawdziliśmy jak wygląda proces, daliśmy rekomendację optymalizacji, Nie musieliśmy produktu wyrzucać, Nie musieliśmy skracać listy asortymentowej.
Tylko dzięki wiedzy procesowej mogliśmy to zrobić.

Dlaczego Ty powinieneś/powinnaś chcieć nauczyć się optymalizacji procesowej?

Bo będziesz mógł/mogła w swojej pracy to wykorzystać. Nie zawsze musisz korzystać z wiedzy, którą będziesz mieć, ale mając wiedzę, jesteś mądrzejszy, jesteś bardziej bacznym obserwatorem, inaczej widzisz świat. Dodrążasz się do jądra problemu i dopiero dajesz remedium.

Pamiętajcie. Jeśli są osoby, które wspaniale znają narzędziówkę, umieją dobrze proces narysować, Nie oznacza, że są dobrymi procesowcami.

Jeśli nauczysz się inaczej patrzeć na świat, dodrążać się do jądra problemu:

1. pytać się o to, co jest przyczyną,

2. dołożyć do tego własną obserwację i

3. rzecz, analizę finansową, będziesz wiedzieć co przyczyną nieefektywności jest.

A potem będziesz mógł/mogła, dać remedium, jak tę nieefektywność zmienić i przeanalizować czy warto.

Zastanawiasz się „Jak to? Czy warto?”. Tak. Bo Nie wszystkie nieefektywności warto optymalizować. Niektóre się Nie opłaca, lepiej, żeby tą nieefektywnością pozostały. I wracamy ponownie, „excel prawdę ci powie” - przeliczysz, sprawdzisz, pomyślisz, zrobisz. Proponowanie rozwiązań po łebkach, po oglądaniu tylko i wyłącznie skutków i włączaniu „widzimisię”, że mnie się wydaje, że to i to jest przyczyną, daje dużo gorsze efekty niż nieefektywności, które sobie nimi były, bez naprawiania ich.

Także, moi drodzy. Przykład tej strategii, przy opracowywaniu której mogliśmy naprawić klientowi bardzo ważny proces wprowadzania produktu na rynek i informowania o nim świata, pokazuje, że jeśli wiesz, to możesz dobrze pomóc. Jeśli domniemujesz, to na pewno Nie pomożesz.

Subskrybuj ten kanał.  Jak wspominałam, niektóre filmy będą tylko dla subskrybentów i daj łapkę w górę, nawet jeśli tylko jedno zdanie Cię zainspirowało. Jeśli jedno zdanie uznałeś/uznałaś za wartościowe.
Bądź ze mną, śledź moje poczynania.

Mam playlistę „Inspirujące rozmowy ”, na której właśnie między innymi jest ten film, ale powstała nowa playlista - „Po mojemu ” gdzie są wywiady z mega interesującymi, ciekawymi, bardzo mądrymi i wartościowymi ludźmi. Więc też do tego Cię zachęcam. Obserwuj mnie na YouTube, moją stronę www.marlenaskiba.com.pl tam są informacje dotyczące warsztatów, wszelkiego rodzaju prelekcji, na które serdecznie Cię zapraszam.

I na mojej stronie, do pobrania jest e-book  o tytule „Masz wybór”, bo zawsze masz wybór.

Dziękuję i do zobaczenia w następnym odcinku.

Dobrego dnia :)

A Ty znałaś/eś odpowiedzi na zadane pytania? Podziel się ze mną swoim doświadczeniem.