Optymalizacja procesów zamiast redukcji stanowisk

Nie wiedzą:

1. Jakie efektywności wymagają najszybszej interwencji?
2. Które zmiany są najbardziej wskazane?
3. W jakim obszarze biznesu?
4. Co zrobić, aby poprawić wynik finansowy firmy? Aby poprawić Cash Flow, aby więcej pieniędzy pozostawało na koncie?

Aby podjąć racjonalne decyzje co do zmian, niektórzy postanawiają przeprowadzić audyt funkcjonowania przedsiębiorstwa - kompleksową analizę działań.

Dzięki temu uzyskują informacje o tym,  które obszary wymagają natychmiastowej interwencji, a co może poczekać.

Jednakże nie wszyscy szefowie firm podejmują takie decyzje. Czasami starają się iść na skróty i w niezwykle szybkim czasie poprawiają wynik finansowy firm redukując etaty- co nie jest rekomendowane, gdyż wynik finansowy faktycznie znacznie się poprawia, ale niestety:

1. Po pierwsze - na bardzo krótko
2. Po drugie- to bardzo ryzykowne posunięcie.

Dlaczego?

Otóż, teoretycznie najłatwiejszym wydaje się zwolnienie pracowników. Najlepiej jeszcze zarabiających najwyższe wynagrodzenie. Dzięki czemu suma zaoszczędzonych etatów już w pierwszym miesiącu pokazuje istotne wzrosty rentowności.

Z punktu widzenia cyfr, efektywność firmy wzrasta natychmiastowo. Jeśli zwolnione były osoby piastujące wysokie stanowiska, ma to ogromny wpływ na pozytywny wynik finansowy firmy. Ale tylko pozornie, gdyż tylko na bardzo krótki okres czasu.

Oszczędności uzyskane dzięki braku konieczności realizowania przelewów z wysokim wynagrodzeniem są widoczne tylko przez chwilę.

A z dnia na dzień pogarszać się będzie efektywność firmy związana z brakiem osób piastujących dotychczas istotne dla niej stanowiska.

Niezwykle trudne jest rozłożenie dotychczasowych zakresów obowiązków zwolnionych osób na innych pracowników, gdyż:

1. po pierwsze Ci zazwyczaj dociążeni są dotychczasowymi zadaniami,
2. po drugie – nie posiadają tak wysokich kompetencji jak zwolnieni szefowie.

Przekazanie wiedzy i doświadczenia tkwiącego w głowach już nieobecnych – też jest trudne. A w zasadzie niemożliwe.

Dużo lepsze zatem niż redukcja etatów jest zwiększenie efektywności obecnego zespołu dzięki optymalizacji procesów.

Proces to tak naprawdę każdy krok działania firmy. A pieniądze są ukryte właśnie procesach. W braku przepływu informacji, w niedostatecznej efektywności ludzi, zbyt długich czasach realizacji zadań, zbyt wysokich kosztów obciążonych całą masą marnotrastw.

Nie zawsze trzeba rozwijać firmę, aby zwiększać zysk. Są przedsiębiorstwa, które Nie potrzebują większego udziału w rynku, Nie chcą kolejnych biur, większej powierzchni, kolejnych pracowników.

Chcą mniej więcej tej wielkości przedsięwzięcia ale z wyższym zyskiem.

Wówczas na tym etapie niezbędna jest koncentracja na:

1. sposobie wykonywania zadań,
2. uszczelnieniu współpracy między działami,
3. przejrzystej kooperacji wielu ogniw,
4. zniwelowaniu marnowanego czasu na wykonywanie niepotrzebnych czynności, co umożliwi znaczne zwiększenie rentowności firmy bez konieczności ekspansji.

Warto więc przyjrzeć się bardzo wnikliwie każdemu procesowi i zmodyfikować go, zwiększając dzięki temu:

1. efektywność członków zespołu,
2. uwalniając czas pracowników, a co za tym idzie,
   • umożliwiając wykonywanie im innych zadań,
   • szybsze osiąganie zadowalających wyników,
   • wcześniejsze, niż dotychczas kończenie pracy i wcześniejsze wychodzenie do domu
   • i osiąganie większej satysfakcji
      

Zwiększając efektywność zespołu, niektóre uwolnione etaty można oddelegować do wykonywania zadań, na które dotychczas nie było czasu. W większości firm jest cała masa zadań czekających na realizację. Mniej ważnych, ale wprowadzenie ich w życie generować będzie dodatkowe przychody, więc warto się nimi zająć. Nie oszczędza się wówczas na wypłacanych pensjach, ale realizuje się dużo więcej zadań i to w poprawny sposób, dzięki czemu firma zarabia więcej.

Podejmując decyzję o tym, jak zweryfikować działalność firmy, aby posiąść wiedzę na temat potrzeby jej usprawnienia, lepiej oddać tę weryfikację firmie zewnętrznej. Między innymi ze względu na to, że ocena funkcjonowania przedsiębiorstwa dokonana zostanie bezstronnie.

Wskazane zostanie co robić:

1. inaczej,
2. łatwiej,
3. a w związku z tym efektywniej i taniej.

Niejednokrotnie szefowie firm widzą pewne nieefektywności i możliwości zmian, jednakże wolą nie proponować ich pracownikom, aby przypadkiem ich nie urazić zmieniając im zakres obowiązków. A przecież bardzo często okazuje się, że wprowadzone zmiany zakresów obowiązków są korzystne dla pracowników, gdyż dają im rozszerzanie kompetencji, niejednokrotnie większy komfort pracy a także decyzyjność i samodzielność. Przekazując nowej osobie dany zakres działań uwalniamy częstokroć tkwiące w niej ogromne złoża kreatywności. Umożliwiając wprowadzanie zmian uruchamiamy lawinę wspaniałych pomysłów. A możliwość ich wdrażania daje ogromną satysfakcję z powodu samorealizacji.

Dzięki temu firma zyskuje bardziej zadowolonego pracownika - a Nie zdemotywowany zespół z widmem kolejnych zwolnień w tle.

Jest to możliwe ponieważ niejednokrotnie 2 osoby wykonują podobne czynności. Pada więc pytanie – „Dlaczego obydwie?”, i „ Która z nich robi to lepiej?”.

Dublowanie działań w dużym stopniu wynika z faktu niezbyt klarownie rozdzielonych zakresów obowiązków i związanych z tym procesów działania.

Największe oszczędności uzyskuje się dzięki poprawnemu opracowaniu procesów, poprzez:

1. wyeliminowanie „wąskich gardeł”,
2. usprawnienie dotychczasowych działań,
3. eliminację zdublowanych czynności
4. wyeliminowaniu kroków Nieprzynoszących wartości dodanej.

Nawet jeśli firma jest niewielka, warto się tym zająć. Gdyż zwiększenie efektywności działań nawet o 10-20% każdego etatu, daje ogromne zwiększenie efektywności całej firmy. A jeśli jest to duża firma, istotne cyfry rysują się same.

Zainteresował Cię temat? Chcesz wiedzieć więcej?