Raporty- jakie dane powinny zawierać?

Dobre zarządzanie firmą jest możliwe, jeśli dostępne są informacje.

Peter Drucker powiedział - „Jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tym zarządzać”. Jeśli więc niezmierzone, to nieznane. A jak nieznane, to jak tym zarządzać?

Jak podejmować trafne decyzje, na jakiej podstawie?

Brak precyzyjnych informacji powoduje, że wydaje nam się, że mamy pełną wiedzę na temat wyników, powodów ich nieosiągania, czy też przekraczania oczekiwań. Jednakże hipoteza ma zupełnie inny wymiar niż wiedza.

Brak informacji, to podejmowanie decyzji w sposób intuicyjny.

Można? Jasne, że tak.

Ale czy warto?

Intuicja w życiu biznesowym, podobnie jak w życiu prywatnym jest niezbędna. Bardzo wiele codziennych decyzji menedżerowie podejmują kierując się wspaniałą, niezawodną intuicją.

I to bardzo dobrze, gdyż „nos menedżerski”, czyli podjęcie szybkiej, trafnej decyzji, niejednokrotnie wpływa na przewagę konkurencyjną firm. Jednakże, aby móc posługiwać się intuicją, trzeba mieć wiedzę, informacje. Wówczas można wspierać swoje decyzje intuicją. Trzeba natomiast pamiętać, że  sama intuicja nie wystarczy. Opieranie się tylko na niej może być mocno ryzykowne.

Co zatem jest potrzebne?

1. Dane, dane, i jeszcze raz dane
2. Otrzymane w odpowiednim czasie
3. Prawidłowe
4. Przeanalizowane odpowiednio szybko

Dzięki czemu można wyciągać odpowiednie wnioski i na bieżąco wdrażać czynności oraz wprowadzać zmiany.

Skąd wziąć dane?

Z systemu.

A jeśli nie ma ich w systemie? Należy je do systemu wprowadzić lub zacząć wprowadzać.

Wiele obszarów w firmach nie było opomiarowane, gdyż nie było świadomości potrzeby analizowania poszczególnych danych. Dlatego też nie należy zrażać się brakiem danych, tylko opracować najbardziej efektywny sposób, aby to zmienić.

Są analizowane dziesiątki informacji, ale w celu zaspokojenia różnych potrzeb różnych szczebli decyzyjnych. I bardzo często okazuje się, że to co Ty chcesz przeanalizować Nie jest możliwe, gdyż interesujące Cię dane są albo niedostępne, albo zbyt ogólne, lub też prezentowane nie z taką częstotliwością, jaka interesuje Ciebie.

Dlatego też ważne, abyś przemyślał, jakie informacje są potrzebne Tobie, w jakim celu, co mają obrazować – i do generowania tych danych doprowadził.

Trzeba podjąć finalną decyzję, z uwzględnieniem długoterminowych potrzeb:

Jakie dane będą generowane przez system automatycznie

Z jaką częstotliwością

Z jaką szczegółowością

Z jakim poziomem dostępu (dla poszczególnych szczebli decyzyjnych)

Inny zakres informacji będzie dostępny tylko dla Zarządu, inny osobom odpowiedzialnym za sprzedaż, marketing, czy też serwis lub produkcję, na różnych szczeblach odpowiedzialności.

Jeśli potrzeby jeszcze nie są sprecyzowane, to należy je określić uwzględniając zarówno fakt, że poszczególne działy będą korzystały z różnych danych.

Jedne działy będą korzystały z danych uwzględniających wolumeny sprzedaży,  inne z wartości sprzedaży ogółem, w podziale na poszczególny asortyment, w określonej jednostce czasu, kolejne z czasu realizacji zamówienia, czasu wyprodukowania, ilości towaru zalegającego w magazynie czy też zmienności cen kupowanego surowca, lub dostawy na czas.

Poziom dostępu do danych powinien być zróżnicowany nie tylko z powodu potrzeby dostępu osób z różnym zakresem odpowiedzialności do innych informacji, ale też ze względu na to, że wiele informacji będzie poufnych. Zatem dostęp do tychże powinno mieć ograniczone grono.

System ma generować automatycznie takie raporty, jakie zostały predefiniowane. Aby odciążyć zespół od ręcznego generowania danych.

Aby można było wykorzystywać informacje, w  odpowiednim czasie i z  odpowiednią szczegółowością  (nie nadmierną, ale także niezbyt ogólną).

Pracownicy wielu firm poświęcają dziesiątki godzin na sporządzanie raportów, których bardzo często nikt nie czyta, gdyż błędnie założono częstotliwość ich sporządzania i dokładność danych. Usprawniając ten obszar pracownicy poświęcą więcej czasu na strategiczne działania zamiast tracić czas na pracę nikomu niepotrzebną.

W osiąganiu przewagi konkurencyjnej niezbędna jest wiedza.

Posiadane cyfry, liczby umożliwiają zrozumienie w jakim firma jest miejscu i co powinna zrobić aby się rozwijać.

Jeśli dane są dostępne, wówczas obrazują:

• Czy osiągane wyniki są na zakładanym poziomie?
• Czy cel jest realizowany?
• Czy tempo wzrostu jest zgodne z założeniami?
   

Jeśli nie, co utrudnia osiąganie założeń?

Który obszar wymaga natychmiastowej interwencji?

Co można zrobić aby tę sytuację zmienić?

W końcu można opracować wskaźniki i je monitorować.

Jeśli wyniki zaczną się poprawiać, będzie wiadomo co na to wpłynęło.

Jaka zmiana.

Jaki czynnik.

Warto wiedzieć, co nas mile zaskakuje, aby zmultiplikować te działania i osiągać lepsze wyniki w krótszym czasie.

Zainteresował Cię temat? Chcesz wiedzieć więcej?